Die übliche Grundstruktur eines Mediationsgespräches sieht folgendermaßen aus:

1. Definition des Konflikts oder des Problems
In dieser Phase wird mit den Konfliktparteien geklärt, was genau der Konflikt ist, der jetzt bearbeitet werden soll. Wichtig ist, dass an diesem Schritt alle Parteien gleichberechtigt beteiligt werden. Evtl. kann es auch mehrere Entscheidungsfragen geben, ggf. ist dann eine Prioritätenliste aufzustellen. In Gruppen oder Teams kann es evtl. zuvor nötig sein, zu überprüfen, wer genau die beteiligten Konfliktparteien sind. Ziel dieser Phase ist es, dass allen Beteiligten eindeutig klar ist, an welchem Thema mit den folgenden Schritten gearbeitet wird.

2. Klärung und Akzeptanz der Interessen
In dieser Phase werden die Positionen und die den Positionen zugrunde liegenden Interessen dargelegt. Alle Parteien erhalten gleichberechtigt genügend Raum, ihre Seite darzustellen. Das setzt voraus, dass sie auch bereit sind, die andere Seite anzuhören. Es kann hier sinnvoll sein, gemeinsame Interessen im Konflikt herauszuarbeiten oder sich zuvor die gemeinsame, vom Konflikt nicht betroffene Basis zu vergegenwärtigen. Ziel dieser Phase ist es, dass die Parteien einander verstehen, d.h. wissen, was die andere Seite will und wozu sie es will. Wichtig ist, dass die Interessen akzeptiert werden, auch wenn die daraus folgenden Positionen nicht unbedingt gebilligt werden.

3. Gemeinsame Entwicklung von Lösungen
Dies ist die Phase, in der mit kreativen Methoden möglichst viele, durchaus auch verrückte und auf den ersten Blick unpraktikable Ideen gesammelt und entwickelt werden. Je mehr Ideen um so besser. Ziel dieser Phase ist es, auf der Sachebene eine große Auswahl von Lösungen hervorzubringen, die die Interessen beider Parteien berücksichtigen, und auf der Beziehungsebene einen konstruktiven und kooperativen Umgang zu erleben und einzuüben.

4. Entscheidung / Vereinbarung
In dieser Phase wird die Lösung ausgewählt, die allen Interessen am besten dient. Vielleicht muss sie noch aus praktischen Gründen modifiziert werden. Es wird ein Zeitraum vereinbart, in der die gewählte Lösung in der Praxis überprüft wird. Der somit "vorläufige" Charakter der Vereinbarung fördert Toleranz und Experimentierfreudigkeit. Wenn nötig wird die Vereinbarung schriftlich festgehalten. Ziel dieser Phase ist es, eine befristete Vereinbarung zu treffen, die alle Parteien zufrieden stellt und die alle Parteien gewillt sind, aktiv mitzutragen.

5. Kontrolle
Nach der vereinbarten Zeit berichten die Parteien auf einem gemeinsamen Treffen über ihre Erfahrung mit der ausgewählten Lösung. Falls nötig, können jetzt weitere Modifikationen oder Nachbesserungen vorgenommen werden. Ziel dieser Phase ist es, die Brauchbarkeit der gewählten Lösung zu überprüfen, sie ggf. noch zu verbessern und die Beziehung der Konfliktparteien zu stabilisieren.